Rôles et tâches du trésorier selon le manuel de l'église (2015)
Le trésorier
À cause de l’importance des fonctions assumées par le trésorier, l’Église fera preuve de sagesse en choisissant pour occuper cette charge une personne pouvant être réélue, afin d’assurer la continuité de la tenue des registres et de l’établissement des rapports.
Les grandes Églises peuvent élire des trésoriers adjoints autant qu’il est nécessaire. Le trésorier peut jouer un rôle important d’encouragement auprès des autres membres d’Église afin qu’ils rendent fidèlement la dîme. Il peut aussi contribuer au développement de leur générosité.
Quelques conseils prodigués dans l’esprit du Maître ne pourront qu’aider les membres à rendre fidèlement à Dieu ce qui lui est dû sous forme de dîme et d’offrandes, et ce, même dans
les périodes de difficultés financières.
Le trésorier est le gardien de tous les fonds de l’Église – Le trésorier a la garde de tous les fonds de l’Église, à savoir: (1) les fonds destinés à la fédération, (2) les fonds de l’Église locale, et
(3) les fonds des organisations auxiliaires de l’Église locale.
Tous ces fonds (fédération, Église locale et organisations auxiliaires de l’Église locale) sont déposés par le trésorier sur un compte en banque ou auprès d’autres institutions financières, ouvert sous le nom de l’Église, à moins que la fédération locale autorise une autre manière de procéder.
Les fonds d’Église en surplus peuvent être déposés sur des comptes d’épargne après autorisation du comité d’Église.
Lorsqu’il s’agit de montants élevés prévus pour des constructions ou des projets particuliers, le comité peut autoriser l’ouverture de comptes bancaires distincts. Ces comptes n’en seront pas moins gérés par le trésorier et feront l’objet de rapports à l’Église, comme pour tous les autres fonds de l’Église.
Tous les comptes bancaires de l’Église sont exclusivement réservés aux fonds de l’Église et ne doivent jamais être mêlés à des comptes ou fonds personnels.
Fonds destinés à la fédération
– Les fonds destinés à la fédération, à savoir la dîme, tous les fonds recueillis régulièrement au
profit des missions et tous les fonds recueillis pour des projets particuliers de la fédération ou pour des institutions particulières, sont des sommes dont le trésorier est le dépositaire fiduciaire.
À la fin de chaque mois, ou plus fréquemment si la fédération le demande, le trésorier d’Église envoie au trésorier de la fédération la somme totale des fonds recueillis au nom de la fédération durant la période écoulée. L’Église n’a pas le droit d’emprunter, d’utiliser ou de retenir pour quelque objet que ce soit, tout ou
partie de ces fonds destinés à la fédération.
Fonds de l’École du sabbat
– Toutes les sommes collectées au
titre de l’École du sabbat doivent être remises chaque semaine au trésorier d’Église par le secrétaire trésorier de l’École du sabbat.
Le trésorier d’Église doit tenir un compte exact de ces sommes. Ces offrandes missionnaires sont transmises au siège de la fédération selon la méthode indiquée au paragraphe précédent. Les fonds du budget de l’École du sabbat sont gardés à part pour être utilisés conformément aux décisions du comité de l’École du sabbat (voir p. 128, 129) et afin de pourvoir aux frais de fonctionnement de l’École du sabbat.
Fonds de l’Église locale
–Les fonds de l’Église locale comprennent le fonds alloué au budget de fonctionnement de
l’Église, le fonds destiné à la construction et à l’entretien des locaux de l’Église et le fonds servant à secourir les pauvres et les personnes dans le besoin. Ces fonds appartiennent à l’Église locale et ne peuvent être débloqués par le trésorier que sur autorisation du comité d’Église ou de l’assemblée administrative.
Néanmoins, le trésorier payera sur ces fonds toutes les factures relatives aux dépenses locales ayant été autorisées par le comité
d’Église.
Fonds des organisations auxiliaires
– Il s’agit des fonds d’organisations telles que celles chargées des programmes l’évangélisation de l’Église, de la vie de famille, des ministères de la jeunesse adventiste, des services de bienfaisance adventiste ou de la société Dorcas.
Figurent aussi dans cette catégorie le budget de fonctionnement de l’École du sabbat et la partie des fonds des ministères de la santé revenant à l’Église, ainsi que, le cas échéant, les fonds
destinés à l’école d’Église locale. Toutes les sommes reçues par et pour ces organisations sont à remettre sans retard au trésorier d’Église par le secrétaire de l’organisation concernée, par les diacres, ou par quiconque aura reçu ces fonds.
Ces fonds appartiennent aux organisations auxiliaires de l’Église. Ils ne peuvent être utilisés que sur instruction de l’organisation auxiliaire à laquelle ils appartiennent.
Le trésorier produira des reçus pour toutes les sommes qu’on lui aura remises. Quand il recevra de l’argent du trésorier, le secrétaire de l’organisation auxiliaire concernée remettra au trésorier un reçu en bonne et due forme.
Vérifier la destination des fonds
– Quand une offrande est recueillie pour la mission mondiale ou pour tout objet général ou
local, toutes les sommes déposées sur les plateaux, corbeilles ou autre moyen utilisé pour la collecte, seront considérées (sauf indication contraire de la part du donateur) comme faisant partie de cette offrande particulière.
Toutes les offrandes et tous les dons faits par des personnes à destination d’un fonds ou dans un but précis ne peuvent être utilisés qu’à cet objet. Ni le trésorier, ni le comité d’Église ne sont autorisés à détourner la moindre somme de l’objet pour lequel elle a été donnée.
Les fonds d’organisations auxiliaires, souvent constitués de dons faits dans des buts précis, sont réunis pour financer le secteur particulier de l’œuvre de l’Église auquel correspond chaque
organisation auxiliaire. Ces fonds sont déposés auprès du trésorier qui en a la garde, et ne peuvent, eux non plus, être empruntés ou détournés de quelque manière que ce soit de l’objet pour lequel ils ont été réunis.
Lorsqu’une organisation auxiliaire cesse d’exister, l’Église peut, au cours d’une assemblée administrative régulière, décider de l’utilisation du solde éventuel du compte de cette organisation.
Sommes reçues pour les commandes personnelles de librairie
– Les sommes versées pour les commandes personnelles de librairie (livres, brochures, magazines et abonnements à des revues) sont confiées au trésorier dans les territoires où il n’y a pas de librairie adventiste. (Voir note 7, p. 265.)
Méthode correcte de versement d’argent par les membres d’Église – Le trésorier doit demander que toutes les sommes d’argent versées par les membres, autres que celles destinées à la
collecte régulière pour l’Église, soient mises dans des enveloppes pour dîme et offrandes, à moins que la fédération n’ait opté pour une méthode alternative. Les membres d’Église doivent indiquer sur chaque enveloppe la répartition (postes et montants correspondants) des sommes qui y sont placées et doivent s’assurer que ces sommes soient égales au total indiqué. Ils doivent aussi indiquer sur l’enveloppe leur nom et leur adresse et y apposer leur signature avant de la déposer sur le plateau de collecte ou de la remettre au trésorier. Ce dernier doit garder les enveloppes telles quelles, afin qu’elles servent de bordereaux de versement, jusqu’à ce que tous les comptes aient été vérifiés par les commissaires aux comptes de la fédération.
Les membres qui rendent leur dîme et leurs offrandes par chèque ou par mandat postal devront, lorsque cela est autorisé par la loi, établir ces chèques ou mandats à l’ordre de l’Église, plutôt qu’à celui d’un individu quel qu’il soit.
Établissement de reçus pour les membres
– Des reçus seront promptement établis pour toutes les sommes remises par les membres, aussi petites soient-elles. Le trésorier tiendra un compte strict de tous ces reçus et versements. Toutes les offrandes sans destination particulière et non placées dans des enveloppes doivent être comptabilisées par le trésorier en présence d’un autre responsable, un diacre ou une diaconesse, à qui sera remis un reçu
pour le total.
Méthode correcte de remise de fonds à la fédération
–Lorsqu’une remise de fonds est faite à destination du trésorier de la fédération, tous les chèques, ordres de paiement ou mandats
doivent, si la loi l’autorise, être établis à l’ordre de l’organisation plutôt qu’à l’ordre d’un individu. Un double des comptes du trésorier doit être joint à cette remise. Des bordereaux de versement vierges sont fournis par la fédération. (Voir p. 179,180.)
Conservation des documents financiers
– Les documents financiers, bordereaux de versement ou factures acquittées, doivent être conservés pour tous les fonds reçus et déboursés, conformément au système autorisé par la fédération locale.
Vérification des livres comptables
– Le trésorier de fédération, ou toute autre personne nommée par le comité de fédération, vérifie, en général chaque année, les registres financiers de l’Église.
Les livres de compte du trésorier et les autres documents comptables relatifs à son travail, à celui du trésorier de l’école d’Église
locale ainsi qu’à celui de toute autre organisation liée à l’Église, peuvent être exigés et inspectés à tout moment par le vérificateur
de la fédération ou par le pasteur, le chef de secteur ou le premier ancien, ou encore par d’autres personnes autorisées par le comité
d’Église. Mais ils ne doivent pas être mis à la disposition de personnes non autorisées. (Voir p. 184, 185.)
Des rapports financiers, portant sur tous les fonds reçus et utilisés, doivent être présentés aux assemblées administratives régulières de l’Église. Un exemplaire de ces rapports doit être remis aux principaux responsables de l’Église.
Lorsqu’il est fait mention, dans les rapports, du nombre de personnes rendant la dîme dans l’Église, il faut que soient inclus dans ce nombre les épouses et enfants mineurs non salariés mais membres d’Église, en plus des personnes qui, dans chaque famille, gagnent un salaire.
Confidentialité des relations avec les membres d’Église
– Le trésorier ne doit jamais oublier que les relations qu’il entretient avec chaque membre d’Église sont soumises à une stricte confidentialité et qu’il ne doit jamais faire de commentaire sur la dîme rendue par des membres, sur leurs revenus ou sur tout sujet afférent, sauf dans le cadre de discussions avec d’autres personnes partageant sa responsabilité de trésorier. Tout manquement à ce principe peut avoir de graves conséquences.