Extrait du manuel de l'église (2015)
Rôles et tâches du secrétaire d’Église
Le bon fonctionnement de toute Église locale dépend largement du travail du secrétaire. Comme cette charge comporte des fonctions importantes et spécialisées, l’Église fera preuve de sagesse en choisissant pour l’assumer une personne pouvant être réélue, afin d’assurer la continuité de la tenue des registres et de l’établissement des rapports.
Les Églises qui ont beaucoup de membres peuvent élire autant de secrétaires adjoints que nécessaire. Lorsque le secrétaire ne peut être présent à une assemblée administrative, il doit s’assurer qu’un adjoint sera présent pour en prendre les minutes. (Voir note 4, p. 264.) Aucun nom ne peut être ajouté ou retranché sans vote préalable –
Le secrétaire n’a pas l’autorité requise pour ajouter ou retrancher des noms de la liste des membres sans vote de l’Église, qui doit toujours voter pour ajouter ou retrancher un nom de sa liste de membres, sauf en cas de décès ou lorsqu’un membre demande par écrit à ne plus être inscrit sur le registre de l’Église. Le secrétaire notera, dans ce cas, la date du décès sur le registre des membres. (Voir p. 72.) Quand un membre demande par écrit au comité d’Église à ne plus faire partie des membres de l’Église, le secrétaire enregistre cette décision. Transfert de membres – Le secrétaire assure l’échange de courrier entre membres et Églises lors des transferts de membres d’une Église locale à une autre. (Voir p. 67-72.) Maintien des contacts avec les membres –
Le secrétaire doit s’efforcer de maintenir le contact avec les membres absents. (Voir note 5, p. 264.) Notification des délégués aux assemblées de fédération – Avec l’autorisation du comité d’Église, le secrétaire transmet au plus tôt à la fédération la liste des délégués élus pour représenter l’Église à une assemblée de fédération. pour ce faire, il utilise les formulaires fournis par la fédération, ou à défaut, fournit cette liste sur papier libre. (Voir p. 150.) Remise rapide des rapports –
Le secrétaire doit remettre sans délai les rapports demandés par la fédération. Certains rapports sont trimestriels, d’autres sont annuels. Il est essentiel que les rapports soient envoyés au secrétaire de fédération dans les délais prévus parce qu’ils sont indispensables à l’exactitude des rapports préparés par d’autres organisations de l’Église mondiale. pour établir ces rapports, le secrétaire obtient les informations requises auprès des autres responsables et chefs de département de l’Église. Registres de l’Église –
Le secrétaire est le gardien des registres de l’Église, qui doivent être préservés avec le plus grand soin. Tous les registres et livres comptables de tous les responsables ecclésiaux sont propriété de l’Église et doivent être remis au secrétaire nouvellement élu à l’expiration du mandat du secrétaire précédent. Sur demande du pasteur ou des anciens, ces documents peuvent aussi être remis à l’Église à n’importe quel moment au cours du mandat du secrétaire.
